Belge Yönetiminde Dijitalleşme ve Sürdürülebilirlik

Bu yazımıza başlamadan önce şirketlerin bilgi ve belge yönetimi alanındaki ihtiyaçlarına ve sağladığı faydalara değindiğimiz "Doküman Yönetim Sistemi Nedir ve Neden Faydalıdır?"  yazımıza da göz atmanızı tavsiye ederiz. Bu yazımızda ise bu konuyu farklı bir bakış açısıyla ele alacağız.

İklim değişikliğiyle mücadele son yıllarda insan davranışlarının ana itici güçlerinden biri haline geldi. Böylelikle, sürdürülebilirliğin iş dünyası için önemi de arttı. Şirketler, sürdürülebilirlik konusundaki sorumluluklarını büyük ölçüde fark etmiş olsa da, çevresel açıdan daha sağlıklı olmanın yollarını bulma yeteneği maalesef hala bir sorun olarak karşımıza çıkıyor.

Pek çok şirket, kendi iç süreçlerine talepler getiren ticaret ortaklarından artan miktarda benzer gereksinimlerle uyumlu çevre politikalarına sahiptir veya bu konuyla ilgili çalışmalarına başlatmaktadır. Böylece sürdürülebilirlik sadece B2C değil, B2B satışlarında da açık bir faktördür. İnsanlar da kişisel yaşamlarında bu konulara giderek daha fazla önem verdikçe yeşil değerler önemli bir faktör olarak göz önünde tutulmaktadır.

Bilgi Yönetiminde Sürdürülebilirlik 

Sürdürülebilir bir çalışma şekli söz konusu olduğunda Bilgi Yönetiminin rolü genellikle çok belirgin değildir. Modern bilgi teknolojileri sistemlerinin en dikkate değer etkisi, açık bir şekilde, uzak mesafelerde iş birliğini destekleme yetenekleridir. COVID-19 salgını doğal olarak uzaktan çalışmaya geçişi hızlandırdı, bu nedenle tüm aksayan yönlerine rağmen, Teams, Zoom vb. ile uzaktan toplantılar üzerinden iletişim neredeyse norm haline geldi. Bu sayede insanlar evlerinden çıkmadan işlerine devam edebildiler. Aslında bu durumda enerji tüketimini konusunda açısından çevreye de katkı sağladı. 

Çevrimiçi toplantı sistemleri, uzak bağlantılar üzerinden iletişimi mümkün kılsa da, ofiste veya sahada müşterilerle veya ortaklarla buluşurken yaptığımız resmi olmayan iletişimler için pek de uygun değildir. Bu tür yaygın iletişimin olmaması, çalışanların sorumluluklarını kolayca yerine getirebilecekleri araçlar da dahil olmak üzere bilgi yönetimi süreçlerine daha da fazla önem vermektedir.

Geleneksel şekli ile şirketin kritik iş belgelerini yönetmek, özellikle işyerinde gerçekleşen resmi olmayan iletişimlere ve fiziksel toplantılara bağlıydı. Bu toplantılar genellikle, doğru belgeleri bulmak ve pek çok belge kopyalama ile başlar ve onay süreçleri için büyük ölçüde ofiste basılı kopyaların imzalanmasıyla tamamlanır. Bu nedenle, belge ve içerik yönetimi için daha iyi araçlar veya yöntemler bulunması acilen şirketlerin ele alması gereken bir zorluktur. Bu durum aslında şirketle dijital dönüşümün ne kadar gerekli olduğunu bir kez daha gösterdi.

Uzaktan çalışma için araçlar sağlamanın yanı sıra, bilgi yönetim sistemlerinde bir şirketin toplam CO2 ayak izini etkileyen başka faktörler de vardır. Bu sistemler önemli miktarda enerji tükettiğinden, bilgi işlem kaynakları ve dijital depolama kullanımlarının optimize edilmesi daha sürdürülebilir bir iş yeri ile sonuçlanacaktır. Dijitalleşen dünyada enerji verimliliğini sağlamak adına bulut bilişim sistemlerine önemi bir kez daha ortaya çıkmıştır. Fakat ne y yazık ki, şirketler bilgi yönetim sistemlerini ilk kurduğunda bu tür sorunlar sıklıkla göz ardı edilmekte olduğundan sürdürülebilirlik gelişim için önemli bir alan sunmaktadır.

Şirketlerde Dijitalleşme ve Sürdürülebilirliği Sağlama

Son teknoloji bilgi yönetimi genellikle Kurumsal İçerik Yönetimine (ECM), yani bir şirketin belgelerini ve bunlarla ilgili bilgilerini yönetmeye dayanır. Soru şudur: Bir şirket, belgelerini kullanma ve yönetme şeklini geliştirerek nasıl daha sürdürülebilir hale gelebilir?

Yukarıda özetlenen zorlukları yansıtan bir ECM sisteminin sürdürülebilirlik açısından şirket için faydaları aşağıdaki üç nokta ile özetlenebilir:

• Belgelere erişmek ve dijitalleştirilmiş süreçleri desteklemek için ortak bir sistem. Bu yaklaşım, uzaktan çalışırken bile, tipik olarak inceleme ve onay süreçlerini içeren belgeler üzerinde etkili bir iş birliği sağlar. Bu nedenle, bir ECM sistemi, müşteri hizmetlerini geliştirirken müşteriler ve ortaklarla buluşmak için seyahat etmekten kaçınarak uzaktan çalışma için önemli bir itici güç olarak hareket edebilir.

• Belge kopyalarını ortadan kaldırır. ECM sistemlerinde belge sürüm yönetimi ve e-posta ekleri yerine belge bağlantılarını kullanma yeteneği, depolama gereksinimlerini azaltır, böylece birden çok belge havuzunun bakımı için gereken enerjiden tasarruf sağlar. Pratikte bu, şirketlerin modern ECM sistemlerini kullanarak ağ sürücülerinin ve diğer depoların miktarını azaltabilecekleri anlamına gelir.

• Bulut ortamları, bilgi işlem kaynaklarının güvenli bir şekilde paylaşılmasını sağlar. Bulut tabanlı bir çözüm, birçok kullanıcı  müşteri arasında dağıtılan, dolayısıyla işlem gücünü, her kullanıcının PC'sindeki veya şirket sunucularındaki işlemcilere dayanan sistemlerden çok daha verimli kullanan ortak bir kaynaktır. Bu şekilde, bulut tabanlı ECM çözümlerinin kullanılması, belge yönetimi için gereken genel bilgi işlem gücünü önemli ölçüde azaltabilir.

Bir şirketin sürdürülebilirliğini iyileştirmek bir dalgalanma etkisi olarak görülebilir: Kendi başlarına küçük görünen ancak bir araya getirildiğinde gerçek bir fark yaratan değişiklikler gibi... Akıllı bilgi yönetimini etkinleştirmek için modern ECM teknolojisini uygulamak, çevresel açıdan daha sağlıklı bir çalışma biçimine yönelik çabanın önemli bir parçasıdır.

Kurumsal sürdürebilirlik alanında şirketinizde köklü değişimler yaratmak istiyor ve nereden başlayacağınızı bilemiyorsanız bizimle iletişime geçin.