E-Arşiv Fatura: Elektronik Ortamda Kolay ve Güvenli Fatura Düzenleme

E-arşiv fatura, Türkiye'de kullanılan elektronik bir fatura türüdür. E-arşiv faturaları, kağıt fatura yerine dijital ortamda düzenlenen ve saklanan faturalardır. Bu faturalar, Vergi Usul Kanunu'na göre geçerli kabul edilmekte ve vergisel açıdan aynı değeri taşımaktadır.

E arşiv fatura, Gelir İdaresi Başkanlığı'nın belirlediği formata uygun olarak elektronik olarak oluşturulur ve gönderilir. Bu faturaların elektronik ortamda düzenlenmesi, basılı faturaların gönderilmesi, depolanması ve arşivlenmesi gibi işlemleri kolaylaştırır.  

E-Arşiv Fatura Sistemi Nasıl Çalışır?

E-arşiv fatura sistemi en basit haliyle aşağıdaki adımlardan oluşur:

• Başvuru: E-arşiv fatura kullanmak isteyen mükellefler, Gelir İdaresi Başkanlığı'na başvuruda bulunurlar. Başvuru için gerekli belgeler ve bilgiler ilgili vergi dairelerinde temin edilebilir.

• Onay: İkinci adım olarak başvurular, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından incelenir ve uygun bulunan mükelleflere e-arşiv fatura kullanma izni verilir. Onay süreci sonunda mükellef, e-arşiv fatura kullanıcısı olarak kaydedilir.

• Entegrasyon: Mükellef, e-arşiv fatura sistemine entegre olmak için gerekli teknik altyapıyı sağlar. Bu adımda, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen formata uygun bir şekilde e-arşiv fatura düzenleme ve iletim işlemlerini gerçekleştirecek bir yazılım veya hizmet sağlayıcısıyla anlaşma yapılır.

• Fatura Düzenleme: Mükellef, e-arşiv faturası düzenlemek istediğinde, ilgili yazılım veya hizmet sağlayıcısı aracılığıyla fatura bilgilerini girer. Fatura üzerinde yer alması gereken tüm bilgilerin doğru ve eksiksiz bir şekilde girilmesi önemlidir.

• İmzalama ve Gönderme: Fatura düzenlendikten sonra, sistem otomatik olarak faturaya bir elektronik imza ekler. Bu imza, faturanın geçerliliğini ve bütünlüğünü sağlar. Daha sonra fatura, Gelir İdaresi Başkanlığı'na iletilir.

• Alıcıya Ulaştırma: Gelir İdaresi Başkanlığı, faturayı alıcıya iletmekle yükümlüdür. Fatura, alıcının e-posta adresine veya Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından sağlanan bir portal aracılığıyla gönderilir. Alıcı, faturayı elektronik ortamda görüntüleyebilir, indirebilir ve arşivleyebilir.

• Arşivleme: Hem mükellef hem de alıcı, e-arşiv faturalarını elektronik ortamda saklamakla yükümlüdür. Gelir İdaresi Başkanlığı, faturaların bir kopyasını saklar ve gerektiğinde vergi denetimlerinde kullanabilir.

E-Arşiv Faturanın E-Faturadan Farkı Nedir?

Kendi içinde oldukça karıştırılan E-Arşiv Fatura ve E-Faturayı birbirinden ayıran temel bir kaç farkı vardır;

1. Kullanım Zorunluluğu: E-arşiv fatura, belirli bir gelir düzeyine ve fatura adedine sahip olan mükellefler için zorunlu hale getirilmiştir. Ancak e-fatura, belirli bir gelir veya fatura adedi sınırlaması olmaksızın tüm mükellefler tarafından kullanılabilir.

2. Gönderim Yöntemi: E-arşiv faturaları, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen formata uygun olarak mükellefler tarafından düzenlenir ve Gelir İdaresi Başkanlığı üzerinden alıcıya iletilir. E-fatura ise, doğrudan mükellef tarafından düzenlenir ve Gelir İdaresi Başkanlığı'ndan geçmez. E-faturalar, doğrudan alıcının belirtilen elektronik posta adresine veya belirlenen bir portal aracılığıyla iletilir.

3. Fatura Numarası: E-arşiv faturalarında, fatura numarası Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenir ve sistem tarafından otomatik olarak atanır. E-fatura ise mükellef tarafından düzenlendiği için, mükellef kendi fatura numarasını belirler.

4. İmzalama: E-arşiv faturaları, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından sağlanan bir elektronik imza ile imzalanır. Bu imza, faturanın geçerliliğini ve bütünlüğünü sağlar. E-faturalar ise mükellef tarafından imzalanır.

5. Depolama ve Arşivleme: E-arşiv faturaları, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından elektronik ortamda saklanır ve gerektiğinde vergi denetimleri için kullanılabilir. Mükellefler, kendi kayıtlarını da tutmakla yükümlüdürler. E-faturalar ise mükellefler tarafından elektronik ortamda saklanır ve Gelir İdaresi Başkanlığı'na iletilmez.

E-Arşiv Fatura Mükellefleri Kimlerdir?

E-arşiv fatura kullanmak zorunda olan mükellefler şunlardır:

Türkiye'de e-arşiv fatura kullanma zorunluluğu, bir önceki yıl brüt satış hasılatı 5 milyon TL ve üzeri olan mükellefler için geçerlidir. Bu kriteri sağlayan mükellefler, e-arşiv fatura kullanmak zorundadır.

Eğer bir mükellef, birinci maddenin belirlediği gelir sınırını sağlamıyorsa bile, e-arşiv fatura kullanmayı tercih edebilir. Bu durumda, Gelir İdaresi Başkanlığı'na başvurarak e-arşiv fatura kullanıcısı olabilir.

E-Arşiv Faturanın İşletmelere Faydaları

• Kağıt kullanımının azalması: E-arşiv faturaları, dijital ortamda düzenlendiği için kağıt kullanımını azaltır. Bu, işletmelerin çevre dostu bir yaklaşım sergilemelerini sağlar ve aynı zamanda kağıt maliyetlerini düşürür.

• Maliyet tasarrufu: Kağıt kullanımının azalmasına bağlı olarak e-arşiv fatura kağıt, basım, posta gönderimi gibi fiziksel fatura işlemlerine bağlı maliyetleri ortadan kaldırır veya azaltır. İşletmeler, matbaa maliyetlerinden, posta ücretlerinden ve arşivleme masraflarından tasarruf eder.

• İşlem hızı ve verimlilik: Eski usul yöntemlerin yerine dijitalleşme sayesinde işlem hızı artar. Faturaların elektronik ortamda düzenlenmesi, gönderilmesi ve saklanması daha hızlı ve daha verimli bir şekilde gerçekleştirilir.

• Hataların azalması: E-arşiv fatura, otomatik veri girişi ve doğrulama mekanizmalarıyla hataları minimize eder. Otomatik olarak hesaplamalar yapılır ve veriler doğrulanır, bu da hatalı faturaların sayısını azaltır.

• Vergi denetimlerinde kolaylık: Faturaların elektronik ortamda saklanması, vergi denetimlerinde kolaylık sağlar. Faturalara hızlı ve kolay erişim sağlanır, denetim süreci hızlanır ve belge arama maliyetleri azalır.

• Dijital arşivleme ve veri analizi imkanı: E-arşiv fatura, dijital olarak arşivlenebilir ve istatistiksel analizler için kullanılabilir. İşletmeler, fatura verilerini diğer iş süreçlerine entegre edebilir, raporlar oluşturabilir ve veri analizi yapabilir.

CloudOffix ile E-Arşiv Fatura Yönetimi

CloudOffix, işletmelere farklı iş süreçlerini yönetmek, müşteri ilişkilerini takip etmek, satışları yönetmek ve verimliliklerini artırmak için tamamen entegre çözümler sunar. Bunlardan biri olan Invoicing Cloud ile faturalandırma ve ödeme takibi yönetiminde bir uçtan uca yönetimi sağlar.

Invoicing Cloud ile bir ürününüzün ya da hizmetinizin satışı gerçekleştikten sonra (ki bunu Sales Cloud ile yöneterek harika bir deneyim yaşayabilirsiniz) faturanızı kesebilirsiniz. Otomatik bir şekilde şablonunuzu kendinize göre özelleştirdiğiniz faturanızı saniyeler içinde oluşturabilirsiniz.

Oluşturduğunuz faturaları ilgili kişilere gönderebilir, gerekli yazışmaları yürütebilirsiniz. CloudOffix iç iletişimi destekler, ekip arkadaşları arasındaki uyumu artırır. Bu sayede muhasebe ekibi kaç kişi olursa olsun yetki dahilinde ödeme süreçlerini takip edebilir ve raporları alabilir.

Bunun yanı sıra dijital bir arşiv yaratabilirsiniz. Invoicing Cloud dilediğiniz bilgiye dilediğiniz zaman ulaşmanızı sağlar. 

CloudOffix, işletmelere e-arşiv fatura süreçlerini yönetme, verimliliği artırma ve müşteri ilişkilerini güçlendirme konularında destek sağlayan bir asistan olarak sizinle birlikte çalışır!