On Premise vs Bulut Tabanlı Çözümler

On premise ve bulut tabanlı belge yönetimine ek olarak artık üçüncü bir seçenekte mevcut: Hibrit yapılı çözümler. Yapılan araştırmalara göre 2020 sonu itibari ile kurumsal şirketlerin yüzde 83'ünün bulut bilişim ve depolama süreçlerini kullanmaya başladıkları sonucuna varılmıştır. Geri kalan bazı kuruluşlar, on premise çözümleriyle ilerleme kararı alırken bazıları da güvenlik ve kontrol konusundaki endişeler nedeniyle bulut tabanlı çözümlere hızlı geçişlerini yeniden gözden geçirme kararı aldığı görülmektedir. 

Hangisinin ihtiyaçlarınızı en iyi şekilde karşılayacağını anlayabilmeniz ve bulut tabanlı ile on premise belge yönetimi çözümlerini karşılaştırabilmeniz için ip uçlarını aşağıda bulabilirsiniz.

On Premise ve Bulut Tabanlı Belge Yönetimi Çözümleri

En basit haliyle on premise ve bulut tabanlı çözümleri şu şekilde karşılaştırabiliriz;

• Şirketin ihtiyaçlarını karşılıyor gibi görünen, on premise yapıda yazılımları zaten önceden mevcutsa,

• Şirketin bulut güvenliği, kontrol, erişilebilirlik ve mevzuata uygunluk konusunda endişeleri varsa,

• Uyumluluk standartları, firmanın belirli verileri on premise yani bir sunucu içinde tutmasını zorunlu kılıyorsa,

Genel olarak, bu faktörler şirketleri on premise yazılım bulundurmaya motive etmektedir.

On premise belge yönetim sistemleri, şirketlerin lisanslı yazılımları kendi bilgisayarlarına veya ağlarına yüklemelerini gerektirir. Ayrıca, güncel sürümlerin korunmasından tamamen yine şirketin kendi sorumluğundadır ve bazı hizmet sağlayıcı firmalar, güncellemeler için ek ücret talep edebilir. Şirketler, yalnızca yazılım sistemini satın almanın yanı sıra, aynı zamanda depolama ve işleme için donanıma da ihtiyaç duyarlar. Bununla birlikte ayrıca bu donanıma güç sağlamak için de düzenli olarak ödeme yapmaları gerekir. Bu da kurumsal kaynak planlama açısından ekstra bir yükü beraberinde getirebilir.

Aynı şekilde, şirketler hem verilerinin hem de yazılımlarının bilgisayarlara, ağlara ve veri tabanlarına yönelik çeşitli güvenlik ve fiziksel tehditlere karşı korunması gerekmektedir. Tüm bu görevleri yerine getirmek için, on premise belge yönetimine sahip şirketler, donanım, yazılım, veri ve güvenliği sürdürmek için BT çalışanlarına ihtiyaç duyar.

Tipik olarak, on premise sistemleri barındırmanın tüm sorumlulukları düşünüldüğünde, (insan gücü ve bütçe açısından bakıldığında) daha büyük yüklere yol açacaktır. Yine de bu seçim, kuruluşun bilgileri üzerinde kontrolü elinde tutmasını, sistem ve veri yönetiminin benzersiz yönetim politikalarına uygun olmasını sağlar. Katı düzenlemelere veya özellikle hassas sistemlere sahip sektörlerdeki şirketler, bu görevle kişisel olarak ilgilenmeyi tercih edebilir.

On premise çözümler ek maliyetler getirse bile bazı şirketlerin başka seçeneği olmayabilir. Uyumluluk düzenlemeleri, belirli bilgilerin şirket içinde saklanmasını ve şifrelenmesini zorunlu kılabilir. Bu kuruluşlar için hibrit bir yapı iyi bir seçenek olabilir. Hibrit olarak sunulan çözümler her iki dünyanın da artılarını beraberinde getirir.

Hibrit çözümler, on premise yapının yerleşik kayıtların kontrolünü, uyumluluğunu ve yönetimini sunduğu gibi ayrıca çalışanların bulut platformlar ile sahip olacağı, günlük işlerinde aradıkları esnek kullanıcı deneyimini sunabilir. Hibrit altyapı, veri geçişi ihtiyacını da ortadan kaldırarak şirketlerin eski içeriği olduğu yerde tutmasına olanak tanır.

Bulut Tabanlı Belge Yönetimi

On premise belge yönetiminin aksine, bulut tabanlı belge yönetim sistemleri , sistemin kurulması ve bakımının sorumluluğunu hizmeti sağlayan firma üstlenecektir. 

Ek olarak, yine bu hizmet sağlayan firma, bakım, gerekli güncellemeler, fiziksel konumlar ve yardımcı programlar dahil olmak üzere işleme ve depolama için donanım sağlayacaktır. 

On Premise, Bulut Tabanlı veya Hibrit Yapıda Belge Yönetimi: Hangisi İşletmeniz İçin Daha İyi?

Bulut tabanlı bilişim, şirketlerin iş yüklerini ve bütçelerini kolaylaştırdığı gibi bu gibi pek çok güçlü faydası nedeniyle de giderek daha popüler bir hale gelmektedir. Bu avantajlar, bulut tabanlı yazılımların gelecek yıllarda çok büyük bir pazara dönüşeceği yönündeki tahminleri güçlendirmektedir.

Bununla birlikte, risk yöneticileri, hassas veya düzenlenmiş bilgilere yetkisiz erişim konusundaki endişelerini sıklıkla dile getirmektedir. Kullanıcıların uzak konumlardan giriş yapmasına izin veren erişilebilirlik, riskli görünebilir. Ancak, güvenli kimlik doğrulama sağlayabilen yüksek kaliteli bir bulut sağlayıcısı bu sorunu çözmeye yeterli olmaktadır.

Tipik olarak, riskten en çok kaçınan şirketler bile ihtiyaç duydukları güvenlik düzeyini sağlayacak bulut sağlayıcılarını rahatlıkla bulabilirler.  Aslında, büyük bulut sağlayıcı firmalar bu sistemleri işletmeyi kendi işleri haline getirdiklerinden, diğer önceliklere sahip olanlardan daha fazla kaynağa ve daha iyi kontrole sahiptirler. Bazı şirketlerin yine de bilgilerini hassasiyete göre önceliklendirmeyi ve bazı sistemleri şirket içinde bazılarını da bulutta çalıştırarak ihtiyaç duydukları kontrol düzeyini korumalarına olanak tanıyan hibrit çözüm her zaman üçüncü bir seçenek olabilir.

Tüm işletmeler için tek bir doğru seçenek olmayabilir. Böyle durumlarda atılabilecek en doğru adım bu anlamda deneyimli ve donanımlı firmalarla bu yolda yürümektir. 

Şu ana kadar kullandığınız çözümler, sağlamak zorunda olduğunuz uyumluluk veya başka ne olursa olsun M-Files yapısı gereği bilgi ve belge yönetim süreçlerinde uyum sağlar.

M-Files hakkında daha fazla bilgi almak isterseniz bizimle iletişime geçebilir veya ücretsiz demo hesabı oluşturabilirsiniz.